Adunarea generală a asociaților înainte și după starea de urgență

Vă semnalăm intrarea în vigoare a Ordonanței de Urgență nr. 62/2020 pentru reglementarea unor măsuri în domeniul societăților, în vederea desfășurării reuniunilor organelor statutare, din data de 8 mai 2020, aplicabilă inclusiv adunărilor generale convocate pe durata stării de urgență, dar care sunt întrunite ulterior încetării acestei stări, precum și adunărilor generale convocate și întrunite în primele 2 luni după încetarea stării de urgență.

 

După o perioadă îndelungată în care s-a așteptat adoptarea măsurilor pentru sprijinirea societăților în sensul flexibilizării desfășurării reuniunilor organelor statutare prin mijloace accesibile și eficiente, partenerii noștri, avocații de la Gherghina Law Firm vin cu analiza OUG nr. 62/2020, prin care vor răspunde întrebărilor generate de anumite restricții și necesitatea continuării afacerilor, chiar și într-un astfel de context generat de o pandemie.

  1. Se prelungește termenul pentru întrunirea adunării generale ordinare

Potrivit Legii societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, în termen de maximum 5 luni de la data încheierii exerciţiului financiar, societăţile au obligaţia întrunirii adunării generale ordinare pentru a decide asupra unor aspecte esenţiale pentru funcţionarea lor, însă actul normativ prevede pentru anumite forme de societăți limitări sau condiționări în ceea ce privește desfășurarea adunărilor generale prin corespondență, astfel încât necesitatea adoptării OUG în discuție a prezentat un caracter evident de urgență.

OUG nr. 62/2020, prin dispozițiile Art. 12 alin.(1) prelungeşte termenul de întrunire a adunării generale ordinare prevăzut la art. 111 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, până la data de 31 IULIE 2020.

  1. Se încurajează utilizarea mijloacelor alternative (corespondeță, mijloace electronice), chiar dacă actul constitutiv nu le prevede sau chiar le interzice

Vă informăm că în conformitate cu dispozițiile Art. 3 alin.(1) din OUG 62/2020, pe durata stării de urgenţă, adunările generale ale acţionarilor/asociaţilor pot avea loc, chiar dacă actul constitutiv nu prevede sau interzice, şi prin corespondenţă sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanţă.

În același timp, trebuie reținut că în privința adunărilor există totuși un drept de opțiune, astfel încât prin actul normativ nu se interzice ținerea unei adunări generale prin prezența fizică a asociaților/acționarilor, dar se introduce o serie de reguli cu privire la desfășurarea adunărilor exclusiv prin corespondență, respectiv prin mijloace electronice de transmisie a datelor.

Însă, în cazul în care societățile vor opta pentru ținerea adunărilor cu prezența fizică a asociaților/acționarilor, se vor lua toate măsurile pentru respectarea regulilor impuse de autorități pentru prevenirea infectării cu COVID-19.

  1. Deși textul OUG vorbește de perioada stării de urgență, prevederile vor fi aplicate și după terminarea acesteia

Potrivit Art. 11 alin.(1) din OUG 62/2020 dispozițiile actului normativ sunt aplicabile şi adunărilor generale convocate pe durata stării de urgenţă, dar care sunt întrunite ulterior încetării acestei stări, precum şi adunărilor generale CONVOCATE ŞI ÎNTRUNITE ÎN PRIMELE 2 LUNI DUPĂ ÎNCETAREA STĂRII DE URGENŢĂ.

  1. Convocarea adunărilor generale ale asociaților/acționarilor

Vă aducem la cunoștință faptul că prin raportare la Art. 1 din OUG nr. 62/2020 convocarea se va realiza prin „orice mijloace de comunicare la distanță”, care să asigure transmiterea textului către asociați/acționari.

Această modalitate de convocare este însă CONDIȚIONATĂ de comunicarea în scris de către fiecare acționar/asociat, către administratori/consiliul de administrație/directorat, a datelor care pot fi folosite pentru transmiterea convocării (adresa poștală, adresă de poștă electronică, numărul de telefax sau alte coordonate la care poate primi corespondența). Considerăm că aceste informații ar trebui colectate din nou, indiferent dacă acestea se regăsesc în Registrul acționarilor/asociaților, deoarece s-ar putea ca acestea să nu fie actualizate și prin acest mod nu s-ar respecta în totalitate drepturile acționarilor/asociaților.

Prin alin.(2) al aceluiași articol, se prevede că organul statutar care are competenţa de a convoca adunarea generală decide modalitatea sau combinaţia de modalităţi de convocare – prin scrisoare recomandată, prin curier, prin scrisoare transmisă pe cale electronică, la care este ataşată sau logic asociată semnătura electronică extinsă, dacă deţine, prin telefax ori prin alte mijloace de comunicare la distanţă care asigură transmiterea textului.

În plus, convocarea se publică şi pe pagina de internet a societăţii, dacă societatea deţine o pagină proprie de internet, precum şi, dacă este cazul, pe o pagină de internet adresată anumitor tipuri de societăţi.

  1. Adunările generale ținute EXCLUSIV prin corespondență

Potrivit OUG în aceste situații nu se aplică regulile care implică prezenţa fizică a acţionarilor/asociaţilor, prevăzute la art. 129, art. 131 alin. (1) şi (2) şi art. 195 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

Comunicarea votului – Acţionarii/Asociaţii comunică votul prin corespondenţă în modalităţile indicate în convocator, şi anume prin scrisoare recomandată, servicii de poştă sau curier ori prin scrisoare transmisă pe cale electronică, având încorporată, ataşată sau logic asociată semnătura electronică extinsă, astfel încât votul să fie primit de societate până la data ţinerii şedinţei.

Întocmirea unui proces-verbal – Adunările generale ținute exclusiv prin corespondență presupun simpla întocmire și semnare a unui proces-verbal al adunării de către preşedintele consiliului de administraţie ori administratorul cu puteri de reprezentare sau, după caz, preşedintele directoratului ori persoana împuternicită de acesta, în cazul în care preşedintele sau administratorul ori preşedintele directoratului se află în imposibilitatea de a-şi îndeplini funcţia, împreună cu, acolo unde este posibil, un angajat al societăţii desemnat în calitate de secretar tehnic, în care se va indica:

a)îndeplinirea formalităţilor de convocare conform ordonanţei de urgenţă;

b)decizia organului statutar care are competenţa de convocare a adunării generale privind organizarea adunării exclusiv prin vot prin corespondenţă;

c)numărul total de acţionari/asociaţi care şi-au comunicat votul, numărul total de acţiuni/părţi sociale şi drepturi de vot pentru care s-a exprimat în mod valabil votul prin corespondenţă;

d)îndeplinirea/neîndeplinirea cerinţelor de cvorum, exclusiv potrivit voturilor prin corespondenţă;

e)hotărârile adoptate şi numărul de voturi exprimate pentru fiecare opţiune de vot aferente fiecărui punct al ordinii de zi care este supus votului şi, după caz, modul în care acţionarii/asociaţii au votat asupra fiecărui punct al ordinii de zi;

f)acţionarii/asociaţii care au votat contra unor hotărâri şi au solicitat menţionarea opoziţiei lor în procesul-verbal.

 

  1. Adunările generale ținute EXCLUSIV prin mijloace electronice de comunicare la distanță

Vă punem în vedere faptul că în cazul societăților care optează pentru ținerea adunărilor prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță trebuie îndeplinite mai multe condiții.

O astfel de adunare generală a acţionarilor/asociaţilor poate fi ţinută prin mijloace electronice de comunicare directă la distanţă, precum teleconferinţa sau videoconferinţa, cu respectarea caracterului secret al votului, dacă este cazul acolo unde este reglementat.

În același timp, mijloacele electronice de comunicare la distanţă folosite trebuie să permită identificarea participanţilor şi participarea efectivă a acestora la şedinţă, transmisiunea continuă şi în timp real a adunării generale, înregistrarea şi arhivarea acesteia, exprimarea votului în cursul adunării generale şi înregistrarea acestuia, precum și posibilitatea de verificare ulterioară a modului în care s-a votat în adunare.

Situația în care acţionarii/asociaţii participă la adunarea generală prin reprezentant – procurile în original sunt transmise sau depuse la locul indicat în convocare, prin scrisoare recomandată sau servicii de poştă ori curier, respectiv prin poşta electronică în situaţia procurilor semnate cu semnătură electronică extinsă, astfel încât să fie primite de societate până la data ţinerii şedinţei.

Întocmirea unui proces-verbal – La fel ca în cazul adunărilor desfășurate prin corespondență, și în situația unei teleconferințe sau videoconferințe se va intocmi și semna un proces-verbal ce va conține mențiuni cu privire la:

a)îndeplinirea formalităţilor de convocare, potrivit ordonanţei de urgenţă;

b)decizia organului statutar competent să convoace adunarea privind organizarea acesteia prin mijloace electronice;

c)cvorumul de prezenţă la deschiderea adunării de către preşedinte sau reprezentant, după caz, şi la adoptarea fiecărei hotărâri în adunare, cu luarea în considerare inclusiv a voturilor comunicate prin corespondenţă;

d)dezbaterile din adunare;

e)hotărârile adoptate şi numărul de voturi exprimate pentru fiecare opţiune de vot a fiecărui punct al ordinii de zi care este supus votului şi, după caz, modul în care acţionarii/asociaţii au votat asupra fiecărui punct al ordinii de zi;

f)acţionarii/asociaţii care au votat contra unor hotărâri şi au solicitat să se menţioneze aceasta în procesul-verbal al adunării.

  1. Adunările generale deja convocate la intrarea în vigoare a OUG și care urmează să aibă loc

Vă semnalăm faptul că una dintre cele mai importante prevederi ale OUG nr. 62/2020 se regăsește la Art. 7, care stipulează că poate fi schimbat modul de desfășurare a adunărilor generale ale asociaților/actionarilor care au fost deja convocate până la data intrării în vigoare a OUG.

Astfel, organul statutar competent, cu cel puțin 5 zile înainte de data fixată pentru adunare, trebuie să informeze acționarii/asociații cu privire la noul mod de desfășurare a adunării și la modalitațile de exercitare a dreptului de vot. Informarea acționarilor/asociaților va trebui facută cu respectarea exigențelor OUG privind convocarea, după cum au fost analizate în cele expuse mai sus.

De asemenea, organul statutar competent poate modifica data, ora și locul adunării generale cu cel puțin 5 zile înainte de data fixata pentru adunare, însă NUMAI DACĂ există motive temeinice care țin de împrejurările excepționale ca urmare a măsurilor luate de autorități împotriva răspândirii virusului SARS-CoV-2. Important de subliniat în această situație este prevederea de la Art. 7 alin. (4) care menționează expres faptul că aceste modificări nu dau naştere obligaţiei de a relua formalităţile de convocare şi nu constituie o cauză de nulitate a hotărârii.

În plus, este prevăzută și posibilitatea revocării convocării adunării de către organul statuar.

  1. Adunările generale care au avut loc după instituirea stării de urgență și până la intrarea în vigoare a OUG

În cazul acestor adunări generale, OUG nr. 62/2020 prevede că HOTĂRÂRILE ADOPTATE NU POT FI ANULATE pentru nerespectarea modalităților de desfășurare și exercitare a dreptului de vot, DACĂ s-au desfășurat cu acordul tuturor acționarilor/asociaților, într-una dintre modalitățile prevăzute de OUG.

În contextul Ordonanțelor militare care au instituit restricții privind circulația persoanelor, precum și a intervalului de timp pentru care s-au menținut aceste măsuri de distanțare sociala, este posibil ca multe societăți să fi recurs la desfășurarea adunărilor generale prin corespondență sau prin mijloace electronice, deși actul constitutiv nu le permitea o astfel de metodă.

Astfel, atragem atenția că dacă nu s-a obținut acordul tuturor asociaților/acționarilor, cu precădere în ipoteza societăților cu un număr considerabil de acționari, hotărârile sunt supuse riscului de anulare.

sursa foto: eventdex

Please follow and like us:
News Reporter

Enjoy this articles? Please spread the word :)